CIRCOLARE N. 314
Cagliari, 2 maggio 2018
Ai Docenti delle classi QUINTE
E p.c. al Personale Amministrativo

OGGETTO:

Protezione dati personali e documento del 15 Maggio

Si rammenta ai Sigg. Docenti, che si approssimano ad elaborare il c.d. Documento del 15 Maggio che questo deve essere pubblicato e che quindi devono essere rispettati tutti i criteri per evitare la diffusione di dati personali degli studenti.

Il Garante della privacy e il MIUR hanno messo in evidenza alcune criticità (vedere Nota-n.-10719-del-21-marzo-2017) in relazione alle modalità della sua redazione che sovente in passato hanno dato luogo ad indebite diffusioni di dati personali da parte di molte amministrazioni scolastiche.

Il documento del 15 Maggio deve contenere tutti gli elementi per consentire alla commissione di predisporre la terza prova, esplicando i contenuti, i metodi, i mezzi, gli spazi ed i tempi del percorso formativo, nonché i criteri, gli strumenti di valutazione adottati e gli obiettivi raggiunti. Ciascun consiglio può, inoltre, aggiungere ogni altro elemento ritenuto significativo ai fini dello svolgimento degli esami.

La criticità dal punto di vista della privacy sta nel fatto che la disciplina del settore prevede espressamente che tale documento debba essere immediatamente affisso all’albo dell’istituto e che, per effetto dell’Art. 32 c. 1 della legge 18 giugno 2009, n. 69 e successive disposizioni del CAD, a far data dal primo gennaio 2010, gli obblighi di pubblicazione di atti e provvedimenti amministrativi aventi effetto di pubblicità legale si intendono assolti con la pubblicazione nei propri siti informatici da parte delle amministrazioni e degli enti obbligati.

E’ allora necessario che prima della pubblicazione del documento nel sito si verifichi l’assenza di qualunque dato personale riferibile agli alunni quali informazioni anagrafiche (anche il banale elenco degli alunni componenti la classe) o relativo al rendimento scolastico. Ricordiamo infatti che i soggetti pubblici possono diffondere dati personali (come accade con la pubblicazione nel sito web) solo se esiste un fine istituzionale e solo se tale operazione di trattamento risulta ammessa da una norma di legge o da un regolamento (artt. 3, 11 e 19 del Codice).

Il punto della questione è che la normativa impone la pubblicazione del documento del 15 maggio ma i principi di necessità e di proporzionalità richiamati dalla legge per la protezione dei dati personali proibiscano che esso contenga dati personali eccedenti e non conformi alle finalità che la pubblicazione deve perseguire. In altre parole non c’è alcuna ragionevole evidenza della necessità di citare nel documento oggetto di diffusione in Internet dei dati personali riferiti agli studenti in un documento finalizzato ad orientare la commissione nella redazione del testo della terza prova. E’ chiaro, infatti, che il senso del documento sia quello di mettere in evidenza il percorso didattico e formativo di ciascuna classe, prescindendo dalle peculiarità dei singoli elementi che la compongono.

Pertanto si invitano i Consigli di Classe a tenere l’elenco degli studenti e le loro valutazioni nel percorso scolastico fuori dal Documento ufficiale, così come nel caso di alunni BES a farne menzione per eventuali percorsi speciale evitando di inserire il nome o le iniziali che li possano rendere chiaramente identificabili (si userà il genere maschile come “neutro” nelle indicazioni ad essi riferite).
Le informazioni di tipo personale saranno fornite insieme a tutto il materiale destinato alle Commissioni d’esame come allegato non inserito in detto documento.

La circolare è anche pubblicata sul sito istituzionale: http://pacinotti.gov.it

Il Dirigente Scolastico
Valentina Savona